施工实用技术之施工资料管理流程浅议

2016-10-26 09:18作者:作者:姚海峰


施工资料的管理在近几年的工程项目中显得尤为重要,现在工程普遍实行竣工备案制度,无论是社会监理,还是政府监督(质监站)都非常重视,为此各个地方还制定了《工程资料规程》(如:北京市《DB11/T695-2009》),以统一规范工程资料的标准化管理。作为施工项目管理的重要组成部分,我们每个基层管理者或工程技术人员都应了解资料管理工作,更应该制定出适合本企业的管理方法与资料工作流程,它就是《备忘录》和《工作手册》让资料员很容易上手开展工作,使技术人员明确各自要做的参与工作,更能使项目部的技术负责人有的放矢的进行督导。下面就介绍一下我公司现行的,由本人所主编的《施工资料管理流程》,希望对战斗在一线的项目管理者有所帮助。(以房建总承包项目为例)

一、施工资料的概念与意义

施工资料就是:由施工单位在工程的施工过程中形成并收集汇编的文件或资料的总称。对于施工企业有着举足轻重的特殊意义:

1、是评价施工单位的施工组织和技术管理水平的重要依据之一;

2、是工程质量分部分项验收评定和竣工核验的重要依据;

3、是组成竣工工程档案最核心的基础内容;

4、是对工程进行检查、维护、管理、使用、维修、改建和扩建的依据;

5、是公司工程经验的原始积累和业绩成果证明的重要记录;

6、是企业三标一体化认证(年审、复审)“质量体系”运行评定的依据和工程质量各级评优的重要砝码;

7、更是日后如果发生质量问题,分析原因与理清责任的重要合法证据。

 现代中国已步入法制社会,我们的施工资料工作必须上升到同样的高度,法律讲究的就是有效证据。针对施工单位而言就是看施工资料的合法性、全面性、科学性、逻辑性(时间关系和工序关系的相互印证),毫不夸张的讲:“施工资料是企业长久发展的根基之一”。因此,这么重要的技术文件任何个人不得拒绝归档或据为己有,它的编制、收集、整理和保管等重要环节都是有重大责任的,更是项目部全员全程通力合作的结果。

二、施工资料管理分工与职责

1)工程技术部职责:负责建立公司的施工资料管理系统(含组织机构、制度流程、工作标准、资料员配备及招聘施工资料员的复试等工作。)并制定具体的资料管理工作流程。负责督导、检查项目部在工程实施过程中的有关施工资料的管理工作,并组织不定期的专项抽检和定期的检查考核评比。负责公司施工资料档案管理工作,包括成立档案资料室;配置专职档案资料员;施工资料的竣工验收与接收;日常保管;借阅登记;到期销毁等工作。

2)项目部职责:负责收集、整理、汇总所承包工程范围内的工程施工资料,全员都有相应的资料工作的责任与义务。实行总承包的工程项目,还应负责汇集整理各分包单位编制的相关分项施工资料。负责竣工资料的编制、收集、整理组卷与移交等一线资料实操工作。大型重点工程资料员应接受三标内审员的培训合格,按贯标要求运行并做相应准备。

3)资料员岗位职责:

①按照《工程资料管理规程》的规定,做好施工资料的同步收集、及时整理、按期归档等工作。工程验收时,形成三套完成的资料,结算后分别移交业主,建设档案馆和公司档案室。

②追踪施工资料的形成过程,检查指导项目部有关人员(安全主管、各专业工长、试验员)编制好分部分项工程施工资料,确保施工资料同步、完整、准确一次性验收达标。积极配合项目总工处理一些质量及试验问题。

③负责施工图纸、技术文件、隐检、预检、质量评定、技术交底、洽商变更、工程确认签认、索赔、会议纪要(记录)、工作联系单、通知等工程资料的抄录、打印、收发、登记、保管、归档台账工作。收集、归档与保管施工过程中的涉及质量、安全、施工工序等工程照片及声像资料,督促拍照的技术员或工长做到图像清晰,声音清楚,文字说明内容准确。

④检查指导监督分包单位的各类施工资料收集、整理、编制、组分卷的工作。

⑤随时收集进场材料设备检验报告和“三证”等材料证明资料,分门别类对资料进行归档,负责向有关部门报送传递各种资料。负责管理施工用图纸、图集、手册等技术资料的申购、发放、领用、收回(竣工退公司档案资料室)。

⑥按照公司贯标程序文件规定,完成本人并指导相关人做好受控文件资料工作。

⑦搞好各种资料的分类统计分析,及时向项目经理、技术负责人提供情况说明,为项目部领导的决策服务。

⑧做好项目部的文书工作,协助项目办公室(或项目书记)做好行政助理工作。

⑨完成上级交办的其它工作。

资料员的工作是不是一个人的行业终极目标?当然不是!它是技术系统最基层最全面的岗位,有很多技术总工都起步于此。没有比资料员所涉及的技术更全面更细致的工作了,这是个极锻炼人的岗位,几年扎实的资料管理下来,可以掌握全面的工序与施工流程,只要有心,只要多探究一点,技术水平很快就能得到飞跃(成功与失败尽收眼底,且不用承担更多的技术责任,无疑是一种低成本学习。),我身边就有好几个“从士兵变将军”的真实例子,其中,不乏“巾帼不让须眉”,关键是要看个人追求的理想与目标定位。

三、施工资料工作的前期准备(要在正式开工前落实到位)

1)“人”人员的准备:资料员应参加住建委相关培训,考试合格并取得岗位证书,经公司工程部、项目部两级审核通过聘任。专业与配备数量以项目主体和规模而定,鼓励一专多能的兼项兼专业(如:土建资料员兼水电资料员或试验员。公司应配之以经济奖励政策,在人员有效压缩的前提下,还会提高其工作积极性)。

2)“机”编制施工资料的必要机具设备准备:电脑、打印机、复印机、电话传真机、网络通讯、装订工具和移动存储器等。

3)“料”编制施工资料的材料准备:打印和复印耗材、档案袋/盒(按建档目录预先打印贴好侧签和卷册封面备用)、文具、《收/发文本》、《借阅台账》、“项目部资料专用章”(按公司统一规定样式)等。

4)“法”工作标准与规范等法规准备:明确的分工与工作流程;相关人员确认有关资料管理的岗位职责;项目总工按《项目管理大纲》向施工资料员交底(口头与书面相结合);获取当地《工程资料管理规程》、《工程资料软件》及全套前期资料(含《招/投标文件》)等。

5)“环”资料员工作环境的准备:拥有相对独立和保管安全的办公室、文件柜及办公家具等,并建立起各相关方及项目部内相关人的“有效联络机制”。

注:以上施工准备所配备的数量因项目规模而定,满足需求,力求节约。

四、施工资料的过程编制、收集、整理和保管

1)工程技术资料的编制依据:资料员在开工前认真学习掌握《工程资料管理规程》,并在工作中严格执行;外埠工程按照当地“地方标准”执行(有特殊要求的除外);另外,还要满足《项目管理大纲》和三标认证程序文件的要求,这些都是上级检查评比施工现场的重要关注点。

2)项目部进场后应建立健全的各项“施工资料管理”规章制度与工作要求:

①项目施工资料管理实行项目总工负责制,在项目部组建时应加以明确。

②专职资料员入场交底与离场交接制度,如遇中途离职要办理书面交接手续。

收发文登记制度:各方所有来往函件均应登记签字,对重要的发文还应采取请收件人在“正文我方留存文本空白处”和《发文本》上分别进行签字确认(即“双签”),以分别证明收件人对已收文件“已阅”和“收到”。

④项目部经济文件及时传送制度:项目部应将所收集的涉及工程造价的文件(设计交底、设计变更、工程洽商、工程签证、材料认价单、工作联系单、索赔文件等涉及造价的施工方案)在获得批准或确认2天内,将二份原件报公司档案室,档案室留存一份原件,另一份原件转发预算部,一份复印件发技术部。如原件数量不够时可以复印,但应说明原件存放处,其中档案室必须留存原件。

⑤对施工资料的编制要求:应随施工进度及时同步汇集整理,主要内容使用《资料软件》或办公软件打印和相关人手写签字的表格形式,认真进行即时填写。做到格式规范、项目齐全、内容准确、描述真实、时间同步,且无未了事项。工程竣工备案前,应将工程的施工资料整理汇总、组卷装订、造册装盒(含叠竣工图)完成。对有涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等玩忽职守行为,造成资料不合格而影响相关验收(归城建档案馆)的,应按照公司有关规定对责任人予以处罚。

对分包资料的要求:总包单位应负责汇总各分包单位编制的施工资料,分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理,并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。要求同样是:格式规范、项目齐全、内容准确、描述真实、时间同步.....总包资料员还应定期督导分包单位资料员的相关工作。

对影音资料的要求:项目施工中各专业必须留存的照片及影音资料(如:隐检预检、分部分项验收、索赔或罚款证据、专题活动、会议发言、质量安全事故现场......),当责人应当天编辑整理加备注,第二天转交资料员归档。资料员建立分类电子档案,并编写目录。同时,应及时打印出来以佐证相关资料。

⑧对编制资料的份数要求:需依据相关建设合同(施工合同等)条款的约定和公司相关要求,保证做足资料与文件原件份数,最好做到合同份数+1。

阶段性归档与检查评比制度:项目部应阶段性对资料进行临时归档整理(如开工前对基建文件的前期资料进行临时归档,基础或主体结构等分部工程施工完成后7日内对相应的资料进行临时性归档);公司将阶段性或定期的检查评比项目部的资料工作,以保证不因施工资料工作而影响工程的进度及验收。

资料的保管制度

A、项目资料日常保管工作应由项目资料员负责,他人使用时必须进行借阅登记并按规定及时归还。日常尽可能通过查询相应电子文件(只读文件)或使用部分复印件,以避免原始文件的丢失。

B、公司各部门的资料在移交档案室前应自行暂管,以年度或单项工程为单位,有序移交档案室。使用档案室资料必须严格履行借阅登记手续并按期归还。

C、施工图纸:项目原始施工图纸应保存在预算部和档案室各一套(备用),竣工制作时如施工图纸部分缺失、污染、损坏,档案室负责向项目部提供一套。

3)资料收集的途径及内容

①向建设单位及其单独委托单位收集项目资料(参见附件1)

A、前期资料:项目部成立后3日内,项目经理应向建设单位收集已形成的项目前期资料(如规划证、地勘报告、测量成果报告、地下障碍物分布图、正式施工图纸、甲方项目部通讯录、树木移伐许可证明等),正式开工前应向建设单位收集《建委开工许可证》、《消防开工证》等。

B、过程资料:项目实施过程中,要注意收集建设单位对各类文件的审批资料(或写有审批意见的报出文件),以及建设单位发送的会议纪要、指令(含电话录音)、通知、往来函件(含电子邮件)等。

C、竣工资料:建筑、规划、环保、消防等专项验收证明,为竣工备案作准备。

②向监理单位收集项目资料(参见附件1)

A、前期资料:项目部进场3日内向监理项目部收集《监理大纲》或《监理方案》、监理项目部通讯录等。

B、过程资料:监理单位发送的会议纪要、通知、函件(含电子邮件)、指令(含电话录音),以及对各类文件的审批资料(或写有审批意见的报出文件)。

③向设计、专业分包等收集项目资料

A、设计单位发送的工程设计变更(含通知及图)、图纸会审记录的审批文件等;

B、专业分包施工资料、来往函件;所用材料供应商的产品的证明资料等。

④项目部应收集与编制的施工资料(参见附件1)

五、工程资料的验收和移交

1)工程正式竣工验收前10天,由公司技术部组织检查项目部施工资料,不符合要求的限期修改、在四方验收前施工资料必须达到行业标准。

2)工程资料如需报送城建档案馆的,在工程竣工备案前,项目部应会同建设单位(一般是建设单位组织)请档案馆专业人员来现场指导竣工资料的组卷(将前期资料、施工资料与监理资料汇总,编目组卷时参见附件1)。按档案馆要求整理好竣工资料,并绘制两张“竣工图样本”报档案馆进行资料的预验。预验收合格后制作三套完整的竣工图,两套按规定叠置装盒(档案馆专用)后分别送报档案馆与消防局,另一套报送建设单位工程管理或物业部门。

3) 全部竣工资料的移交应在建设单位与施工单位完成竣工结算确认,并支付工程款至结算价的95%时,由公司发出书面移交指令后3日内,项目部资料员方可移交给建设单位或代建设单位向城建档案馆移交,并办理相关交接手续。

4)在移交时应办理正式交接手续,并由双方负责人在收发记录栏签章确认。

5)项目部应在工程竣工验收后30日内向公司档案室移交一份完整的竣工资料。档案资料包括:项目与分包劳务(专业分包)合同;项目与材料供应商合同;工程技术资料及竣工图;各项目的工程洽商、设计变更、签证、索赔及相关(总分包)预、决算;项目施工过程记录与声像资料等,有条件的要制作数字文档。

施工资料工作虽然繁杂,但,也不是什么高科技,管理也没什么神秘的,只需相关人员的责任心强一点,按流程操作加点认真和细心就足以完成好,一名优秀的资料员决不能成为单纯的打字机,应该成为项目总工和项目经理的业务助手与技术帮手,发现情况要及时指出,想到问题要及时提醒,份内工作做好份外工作积极参与。由于资料工作的特点,涉及技术内容相当广泛,会不断提高自身对项目技术工作的认知能力和掌控能力,为资料员的进取打下坚实的基础。当然,施工资料绝对不是资料员一个人的事情,它是一项讲究集体合作的系统工作,所以,公司及项目部的考核要涉及相关许多人员,要制定有针对性的处罚与奖励办法,坚持定期考评奖优罚略经济刺激。项目部也会通过重视资料工作而从中受益,如顺利通过工程各方验收、保修责任有利分析、规避质量事故追责等等,有了完整准确的施工资料打基础,什么事情都尽在掌握。流程的建立也会使得项目总工从日常的具体技术工作中解脱出来,腾出时间抓落实、抓考核、抓效益了......

作者简介

姚海峰 ;男;46岁;工作单位:北京乾建建筑装饰工程有限责任公司;职务:副总经理兼总工程师;执业资格:注册一级建造师;职称:高级工程师;学历:本科(工学士);职业资格:住建部高级职业经理人,中国建造师联盟资深会员。近年在国内各类专业刊物上发表过《建筑施工企业技术标编写工作指南》、《对施工索赔技术的初探》、《浅谈建筑工程的成本管理》、《论传统施工企业的发展之路—品牌战略》等多篇研究论文。前年所著《成本管控之施工项目材料管理规程浅议》荣获北京市造价协会2013年“优秀论文奖”,并推荐发表于住建部部刊《建筑》2014年增刊。


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