论建筑装饰工程施工合同管理

2016-10-28 10:07来源:互联网作者:温州云艺装饰有限公司总经理 叶 绿


  【摘 要】本文以当今微利时代建筑装饰施工合同管理为主线,从施工合同管理的意义、本质、目标、目的,讲到如何进行合同管理,并提出各个阶段合同管理的程序和合同履行中的前提、关键、保证的管理方法,然后针对合同管理中各个阶段存在的问题、现状、风险进行分析,提出具体解决合同管理各个阶段问题的措施、办法。利用法律法规,防范合同风险,减少合同纠纷,依法维护施工企业的合法权益。提高合同管理的内涵,降低施工成本,在管理中求效益。

  当今微利时代如何进行建筑装饰施工合同管理,是每个施工企业至关重要的一项管理工作,而又是环环相扣地贯穿着企业整个经营管理工作中的各个环节。必须是系统性、科学性、全面性、动态性的全方位的管理,是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的重要保证之一。必须是诚信履约,依法维权,才能保证合同管理的顺利进行和企业效益的更好发挥。
  【关键词】合同管理意义 程序 履行 问题 措施 目的 结论
  一、序 言
  当今微利时代建筑装饰市场从总体上看,还是僧多粥少,属于卖方(发包方)市场,建筑施工企业与建设单位的地位失衡,建筑企业明显处于弱势状态,利润空间越来越少,条件越来越苛刻,加上发包商要求承包商打高额合同履约保证金,没有工程预付款,大量垫资,还提高质量保修期保证金的比例,延长保修金返还时间,从而使装饰施工合同风险大幅度提高。有些企业为了承揽工程项目,不惜牺牲自己的基本权益,甚至是负利润的情况下,为满足建设单位一些苛刻要求,在自己合法权益受到侵犯时,缺乏维权意识和维权能力,承受了不应由自己承担的经济损失。
  因此装饰企业要想在当今微利时代的竞争中求生存、求发展,就亟需一套系统的科学管理办法去管理施工合同,提高依法维权的意识,掌握依法维权的本领,提高抵御市场风险的能力。所以,合同管理的好,就减少施工合同风险,给企业取得好的经济效果,创造了非常重要的前提条件。因而,如何加强装饰施工合同管理,防范合同风险,从管理中求效益,对每个装饰施工企业来讲,都是至关重要的。
  二、微利时代装饰施工合同管理的意义
  一个施工企业的经营成败、效益的高低在某种意义上讲,与合同的洽谈、起草、制订、合同的履行等管理有着密切的关系。如果签订一份对双方互惠互利的好合同,对合同实施中的创利就有了前提条件。但要把这些愿望变成现实,还要靠合同的全过程的管理,其中包含具体合同执行人对合同中条款的内涵,利弊的了解,合同的前因后果的背景了解,合同外的有关潜在承诺的了解,合同法律依据的了解。如果不了解这些,不好好把握自己,即使合同约定签订再好,条款再怎么有利也是纸上谈兵,难以取得效益。
  因此,企业对施工合同制订、实施,直到合同的终止,整个过程的管理必须要重视。装饰施工合同管理贯穿于企业经营各个环节,企业通过来自外部压力来实行施工合同管理,促进企业合理安排计划,加强人力、物力和财力的管理,加强施工和技术管理,不断降低工程成本,不断提高工程质量,及时或提前完成合同约定任务,提高合同履约率,如期实现经济效益和社会信誉的目标。所以说,装饰施工企业对加强施工合同管理意义甚大,而又是施工企业在竞争中立于不败之地的重要保证之一。
  三、如何进行装饰施工合同管理
  《中华人民共和国合同法》第二百六十九条规定:“建设工程合同是承包人进行工程建设,发包人支付价款的合同。”施工合同是发包人和承包人,为完成双方商定的建设工程,明确相互权利义务关系的协议,发包人和承包人是合同的平等主体。
  装饰施工合同管理必须是全过程的,系统性的、动态性的管理。按我们公司ISO9001质量管理体系的程序文件运行要求,在合同签约前,由经营部组织合同评审,要充分识别合同草稿中有否违背法律法规,避免无效合同出现,有无与招标文件不一致之处,对工程施工合同可行性等进行评审。相关职能部门、项目部代表参加评审时,要表明对顾客的要求,包括隐含要求是否明了,是否有能力满足要求,采取什么具体措施,都要记录和签名确认。经营部汇总评审意见,写出评审结论,如需要采取措施则就要写清楚由什么部门什么时限完成,由谁验证生效。评审记录报总经理批准后,履行签订合同手续,建立合同台账和合同传阅制度,然后对装饰施工全过程进行控制,确保其处于全面受控状态。
  由工程管理部依据项目施工合同中有关技术要求,协助项目部编制作业指导书,项目部技术人员应依据审定后的施工图纸、质量管理体系、程序文件、施工规范、施工质量验评标准、施工组织设计等文件向施工操作人员进行技术交底,然后进入实质性实施阶段。工程竣工交付后,对交付后服务进行控制,使顾客满意,包括保修期的责任,交付后工程回访,顾客满意信息的收集、分析、处理、利用,然后进入归档管理。
  合同的全过程管理:是从合同的洽谈、起草、谈判、签订、生效、实施至合同失效为止。合同的系统管理:是涉及到合同的有关职能部门及合同条款内容涉及到方方面面的具体执行人都要共同参与合同管理。合同动态管理:就是合同在实施中针对进展中发生变化的随机管理。特别是当今微利时代低标中标项目,更要注重把好动态管理这一关,凡是对我们不利的变化,都要及时掌握好,变不利为有利,及时对合同进行修改、调整、补充或以联系单形式进行变更甚至中止。千万不能认为只要项目质量和工期把握好,不出现安全事故,就万事大吉,疏忽了合同的管理意义所在,缺乏了维权意识,以致使自己的合法权益难以得到切实的维护和保障,更谈不上效益的产生。
  (一)合同管理的程序
  1.合同签订前的管理。首先要对项目的真实性、可行性进行了解(除政府投标项目外)。如设计施工图是否已审批,施工资金到位情况,施工条件是否满足,包括三通一平,政府有关审批手续是否办妥,如果对这些情况了解不清楚,又做不出可行性结论,那该项目就不能轻易投标,更谈不上洽谈施工合同实质性条款。如为急于想拿到项目,轻意签订合同,必然会上当受骗;其次,施工合同的谈判就是对项目发包方的了解,了解后认为可以承接这些项目,才能与发包方进行合同实质性谈判。根据招标文件和发包人的要约,逐条进行研究,分析承诺情况,由于装饰施工合同的内容比较多,最好均使用合同统一文本,但也要逐条与发包方进行谈判,特别是承包方承担义务的条款,指令的时效,发包方的要求和意见都要一一推敲。
  合同条款用词要明了,可操作性强,不能用含糊字,使合同埋下争议的隐患。合同的主谈人员是关键,他的合同谈判能力,谈判知识,谈判经验对合同的签订至关重要。另企业为了在合同谈判过程中减少漏洞,采取施工合同的洽谈权、评审权、批准权三权相对独立,相互制约,这样保证了合同严密性、可行性,避免过失造成经济上的损失。
  2.合同签订后的管理。施工合同管理贯穿企业经营管理各个环节,因而履行合同必须涉及企业各项管理工作。施工合同一经生效,企业各个职能部门都要按部就班,按施工合同规定行使权利,履行义务,保证施工合同圆满实现。
  首先,按施工合同约定编制施工组织设计。其中编制施工总进度计划、季计划、月计划要考虑不可预见的突发延误工期因素所采取的赶工措施,及随时有可能延误工期因素出现,如有出现要及时办理签证,以便修订合同工期。
  其次,参加施工图交底,制订具体施工方法,编制施工网络图,确保关键工序目标实施。根据施工合同约定的施工验收规范标准,对工程质量制订“三检”制度,确保工程质量一次性验收合格率100%。如有变更,及时办理更改签证手续。
  第三,根据施工约定,保质、保量,如期对施工材料、设备、资源的组织、采购、验收、复检、保管工作,如有甲供材料,但未按合同约定时间、质量标准供货,应办理延误违约签证手续,以便延长合同竣工日期;
  第四,根据工程实际及时组织施工所需劳动力和机械设备,确保施工力量和设备设施先进,保证合同工期的履行;
  第五,按照合同约定进行中间验收、隐蔽工程验收、竣工验收及竣工报告;
  第六,对设计方案和材料的变更,及时提出增减预算,按合同约定及时收取工程预付款及进度款,办理竣工结算,结清工程尾款;
  第七,按合同约定履行工程保修期内的各项义务。以上的这些必须严格管理妥善安排,要有记录,手续齐全,考虑周密,处理要及时,不能疏忽,最好把一些与经济有关的该记的均记录到施工日记中,万一引起合同纠纷,就有据可依。
  3.合同档案管理。施工合同履行完毕,应将施工合同及有关资料整理归档,移交保管。归档是为了利用,而利用首先是要归档。因施工合同不仅是一种极为丰富的文字信息资源,还是企业经济活动的真实反映,是企业经营经验积累及教训见证的丰富宝库。
  对企业在合同谈判、承接任务、安排计划、如何使利益最大化、经营决策有着积极的借鉴意义。因施工企业经常在承揽工程时,涉及到谈判、签订合同,常期处在施工合同履行活动之中,为了施工合同的谈判、签订,实施各个环节的系统性、规范化、科学性,就必须建立一套施工合同档案管理制度,对施工合同资料加以管理保管,分析利用,便于发挥其重要作用。如制订合同管理工作岗位责任制、施工合同内部会签制度、评审制度、审查批准制度、合同章的管理制度,合同实行中的检查监督制度。
  (二)合同履行的管理
  合同订立后就是要履行,不履行合同就是不诚信,诚信信用是一项最基本的道德规范,是《合同法》的一项重要原则,它要我们在订立合同、履行合同时要诚实信用、坦诚相见、不作假,不欺骗,但我们也必须有防范意识,先小人后君子,也要注重对方的诚信情况、资信情况,防止受到欺诈。另则依法维权也是一种诚信,如发现对方有确切证据丧失商业信誉,或可能丧失履约能力时,为了诚信信用,我们可以行使不安抗辩权。
  1.合同履行的前提--风险管理。“风险”是指客观存在,会导致损失,但发生与否又不能确定。
  第一,合同风险管理一定要在合同洽谈、项目报价前进行。对招标文件中的合同条款,需要施工单位承诺的苛刻条款和不利,进行分析风险的所在,然后在合同谈判中争取对这些进行修改及采取规避风险措施。但许多问题对方是不会作让步的,但通过谈判技巧和经验,也有可能争取,所以必须努力对待,不能放弃;
  第二,合同主体要合格,它是合同有效成立的前提。因合格的主体,首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。如虽然是合同当事人,但不具备以上两种能力,就会有隐含的风险;
  第三,合同条款不全面,有漏洞,文字不严谨、不准确,可操作性差,容易发生歧义和误解,导致合同在履行中引起争议、扯皮。因装饰工程在施工中变化大,材料品种繁多,价格差异大,同样一种品牌材料也有分等级价,何况多品牌产品,价格更不要说了,所以说材料市场价格波动是很大。工程施工按图施工,但设计图纸上不可能面面俱到,而且变动都是正常现象。在合同签订时,不给这些予以明确的操作原则和计算方法,也就留下风险隐患,给企业造成巨大经济损失。
  第四,法律上风险。违反法律法规签订的合同,不受国家法律保护,是无效合同。一些企业为了好不容易拿到一个项目,对业主方的霸王条款,一些违约责任,都不加以反驳,没有维护自己的合法权益,《合同法》明确:“发包人和承包人是合同的平等主体”,如果只一味地迁就让步,有的还以合法形式掩盖非法目的来损害国家、集体、第三人及社会公共利益,并违反法律、行政法规的强制性规定签订合同,使企业处于被动不利地位,一旦发生纠纷和争议,自己得不到法律保护,又损坏了企业的诚信形象,同时又造成经济上损失。
  2.合同履行的关键--交底管理。按我们公司ISO9001体系程序,合同签约生效后,由经营部组织有关部门进行合同交底,特别是对项目经理及管理班组人员进行交底,因项目实施中许多具体问题是要他们去处理,如果他们对合同条款了解不深或一知半解,合同又如何按我们设想的方向去实现呢?所以交底是合同履行的关键。
  第一,向他们介绍合同主体的情况,包括发包具体负责人的权力、性格、发包单位的资金情况,介绍合同主要条款的来龙去脉;
  第二,介绍合同中哪些条款对自己有利,哪些条款对自己不利,如何兑现有利条款,如何将不利条件通过努力交涉等转化为有利的建议和措施。特别是低价中标项目,在项目单价上处于劣势,在交底时注重成本管理的措施和设想,尽量扭亏转盈;
  第三,交底时必须要项目部具体执行人让他们提出对合同不清楚、不理解的问题,由合同主谈人解释,让他们心中有底,执行起来就“有的放矢”,不会出现一发生问题才找合同的被动局面。交底必须有记录,有签字认可,避免出现问题责任不清;
  第四,合同交底必须是全面、全员、全过程。全面:对合同涉及到所有关系的人、机、料、法、环都要交代清楚,有利于目标管理的实现;全员:涉及到项目部施工管理中所有的人员,包括公司职能部门有关人员和外协工作中的有关人员,纵向到底,横向到边。全过程:不仅只是对主合同交底,在项目履行过程中,对补充协议,一些重要的变更签证,都要根据实际召集有关人员和部门进行交底,行成纪要。
  3.合同履行的保证--跟踪管理。装饰施工的特点,变更的东西非常多,包括甲方及设计方要求的变更量都会大大超出原合同造价。由于具体负责合同履约人员缺乏变更要求及时有效地概念意识,只觉得抓住质量工期就可高枕无忧了,确不知导致应变更合同没有及时变更或超规定时限做无效变更,给企业造成不必要的经济损失的危险,所以合同跟踪管理是企业对合同朝设定目标履行的保证。
  第一,跟踪管理就是对履行过程中,对原合同不利的东西进行修改,对变动的项目进行增补,关键对经济有切身关系的变动调整项目一定要做到及时有效。对该签证确认的文件办理签证确认,有些项目负责人只重视甲方对我们要求的行文或书面工作函的应对,没有要求对方对往来文件的及时签证确认,当发生纠纷时,无法举证,“哑巴吃黄莲”;
  第二,《中华人民共和国和同法》赋予合同双方当事人的抗辩权。抗辩权是指双务合同中,当事人一方有依法对抗对方要求或否认对方权力主张的权利。目前大多数企业施工管理人员不会行使抗辩权,应该行使的权利没有行使的普遍现象,如对方进度款不按约定支付,施工方也没有及时提出抗辩,客观上造成垫资施工,到结算时假如甲方提出对工期的索赔,你要举证,但也失去了时效。
  (三)合同管理中存在的问题
  1.合同签订阶段问题。
  第一,合同双方法律地位和权力不“平等”。施工合同中绝大部分条款是由发包方制定,其中大多条款强调承包方的义务,对发包方制约条款很少,特别对违约、赔偿方面约定不具体,缺乏有效地处罚办法,有的甚至只有施工方的违约条款,没有发包方的违约条款。施工方也盲目地、草率地签订了合同,致使自己处于不利地位,无法受到法律的帮助和保护;
  第二,合同签约前的履约保证金。有些发包方,要求施工履约保证金数额超过国家规定比例,而且只有施工方将保证金在签约前必须打入甲方账户,否则作为自动放弃。从来没有发包方对工程进度款支付保证措施(工程款支付保证金),施工方的保证金在甲方账户,他们随时有理由截留扣除;
  第三,有些业主为了节省工期,在中标函发出之前要求施工方提前进入准备工作,如施工队伍的调遣、材料的订购、施工现场的机械设备到位,只是口头上承诺和保证,没有文字依据,一旦有种种原因最终合同没有签订,承包方很难获得业主的费用补偿。
  2.合同履行阶段问题。
  第一,合同签订时,条款没有具体、明确、详细规定,语意没有采用确定性、肯定性,导致履行中约束力不强,可操作性差,争议纠纷大;
  第二,工程联系单只收不签,有的只签以审计为准,有的甚至拒收。装饰工程设计施工图不象土建施工图,由于招标前的时间紧张,往往一些业主方急于将不完善的施工图用于投标报价,有些业主还将设计方案图作施工方投标报价依据,这样在履行中变更量往往超合同造价的30%以上。变更的范围、种类、不定因素很大。对于这些的变动只能在履行中加以签证认可,否则施工方无法清楚自己的产品到底能卖多少钱,更谈不上成本管理;
  第三、施工进度款,不按约定支付,说审批要有一定的程序或审批领导出差等,施工方又碍于面子,不想将关系搞僵,只是一味地迁让,变成所有的压力都是施工方,成为变相的垫资施工;
  第四,业主随意修改,即没有修改通知单,也没有半字片纸,有些大量的变更洽商,业主方强调工期紧迫,先干活后补签手续,而不是按照法规及工程资料规定要求程序进行签认,到头来,只苦了施工方,结算时什么依据都没有。即使其有签认结果,但有可能不具备法律效力,只是废纸一张;
  第五,一些施工企业对合同管理认识浅薄,一旦签了合同,任务到手,忘记了合同履约过程是实现合同权利义务的过程,忘记了市场的动作需要靠合同的运作去履行其权利义务,而只把他看成施工中的前骤。只知道组织生产施工,只知道抓好工程质量、进度,不出安全事故就万事大吉了。只是在施工中出现问题矛盾时,才拿出合同看看,这就为时太晚了。
  第六,工程完工,不按约定时间审计办理结算,只是推托审计未完,有的一审就几年,这是施工企业最伤脑筋的事。
  (四)合同管理的具体措施
  1.合同签订阶段:
  (1)履约保证金的风险分解。在打保证金时,必须对发包方的签约能力、主体资格进一步了解,业主的注册资金,通过当地工商网站进行查询注册资金、资金能力及诚信等级。保证金打入账户最好是双控账户。如发生违约时,保证金处置办法细则要体现双务合同主体的公平和法律地位平等的原则,要明确退保的时间和方法,履约保证金应是双方对打,目前虽然难以实现,施工方应当努力争取。
  (2)逾期审价风险分解。事前约定,发包人与承包人在签订施工合同时,发包人往往利用自己强势,不同意订立默认条款,在这种情况下,施工方为了督促发包方及时进行结算,不妨在合同中直接约定合同适用的法律、法规及部门规章。如合同(示范文本)专用条款第3.2条适用法律和法规必须明确“本合同适用《建筑法》、《合同法》、《招投标法》,直接约定适用建设部《建筑工程施工发包与承包计价管理办法》。这样承包方就可以根据该管理办法主张权利,从而明确了发包方对承包方及时提供完整决算文件,逾期审价视为生效的后果,避免处在无期限的审价之中。事中控制,承包人应在有效期内及时向发包方提交完整决算文件,并由发包方有权签收人予以签收。如发包人同意接收结算文件资料,但不愿出具书面收条,承包人应在有效时间内以邮政特快传递方式,重新寄一套结算书给发包方,并在传递封面上写清项目名称、造价的构成及总造价金额,最好委托公证部门送达,这样更能证明资料的真实性和有效性,事后致函。
  当发包人收到竣工结算报告及时结算资料后28天内,发包方不认可也不审价,承包方应在第29天起以书面特快传递方式,告知发包方,申明权利,业主方逾期审价,该项目结算书已经生效。即日起谢绝对方组织审价。
  2.合同履行阶段动态管理措施:
  (1)工程联系单只收不签的分解。合同(示范文本)通用条款31.3款“工程师应在收到变更工程价款报告之日起14天内予以确认,工程师无正当理由不确认时,自变更工程价款报告送达之日14天后视为变更工程价款已被确认”。《合同法》第66条规定:“一方在对方履行债务,不符合约定时,有权拒绝其相应的履行要求”。发包方不按规定约定在变更联系单上签认,施工方应行使抗辩权,在变更联系单提交业主方的第16天起向业主方发函,告知对方,申明权利,该变更单已生效。所以合同在履行过程中,书面证据是非常重要的,但不是所有的书面证据都具有法律效力,合同的具体执行者,必须按合同约定及时有效地发出各种必要的申请、指令、工程联系单、来往函件、会议纪要等书面函件,它是施工企业行使有效自我保护方法,也是合同动态管理的一种方式和手段。
  (2)施工进度款不按约定支付风险分解。根据《建设工程施工合同示范文本》,发包人与承包人可在专用条款中对工程进度款的支付方式和时间做出具体约定,在确认计量结果后14天内,发包人应向承包人支付工程进度款。发包人超过约定的支付时间不支付工程进度款,承包人可向发包人发出要求付款的通知,发包人收到通知后仍不按要求付款,可与承包人协商签订延期付款协议,经承包人同意后可延期支付,协议应明确延期支付的时间和计量结果确认后第15天起计取应付款的货款利息。发包人不按合同约定支付工程进度款,双方又未达成延期付款协议,导致施工无法进行,承包人可停止施工,由发包人承担违约责任。承包方应了解发包人逾期不能支付工程款的原因是什么,不能一味垫资施工,否则因资金的缺乏,项目上不去,材料供应不上,变成“巧妇难煮无米之炊”。所以必须在延期付款协议书上,明确工期顺延问题,工期计算应从付款之日计算。如无法达成延期付款协议,导致施工无法进行,施工方必须维护合法权益,拿起法律武器。该停工还得停工,该起诉还得起诉。
  (3)防止民工工资事件。改变原民工工资由小包头发放,改为项目部直接发放。因装饰行业是施工和管理层分离,项目管理班子成员只管到具体专业施工班长,施工人员工资由包头工代发,使民工合法权益得不到保障,项目部要完善日常考勤制度,对民工工作状况纳入动态合同管理之中,对完工的质、量和工资挂上勾,按月造册发放,避免民工工资事件影响企业信誉。
  (4)项目资金专款专用。避免项目部抽调资金,滥用资金,致使合同无法履行。企业对项目部资金的去向要清,控制要严。如何支付项目资金,企业必须有绝对支配权,并按一定比例预留保证金,其中包括:民工工资、材料款、质量、工期、安全等履约保证金,待项目完成后,确实没有遗漏和投诉问题时,才可能返还。这样确保项目合同的履约,又维护企业形象。
  四、结论-合同管理的精髓
  诚信履约,依法维权是微利时代建筑装饰施工合同管理的精髓。规范的合同管理对建筑市场来说,是实现企业对市场的承诺,体现企业的诚信,提升企业的品牌和形象,使企业更加牢固地满足市场和占有市场,实现可持续发展,提高企业适应市场和参与市场竞争的综合实力,同时也是企业在履约过程中规避风险、分解风险、控制风险,维护自身的合法权益,提高企业经济效益的一项非常重要的专项工作。
  诚实信用原则要我们严格按照合同规定履行自己的义务。诚实信用作为法律原则,要求我们订立合同时,坦诚相见。依法维权也是一种诚信,他和诚实信用并不矛盾,而是一致的。因合同订立后必须要履行,所以,一要靠道德来约束,不履行合同就是不诚信;二要靠法律来约束,在道德约束不起作用的情况下只有靠法律来约束。那么合同能依法履行,直接关系到建设工程能顺利进行,工程质量、工期和投资效益能得到很好的发挥。
  因此施工合同管理的好坏,除了以上各个阶段的管理手段外,管理精髓是诚信履约、依法维权。诚信是做人的起码道德,是支撑市场经济的基本商业道德,诚信是企业最好竞争手段,也是建筑行业发展的需要,与国际接轨,立足国内,走向世界的必备条件,所以在当今微利时代,我们施工企业必须对施工合同有系统的、科学的、依法的、全面的、全过程的进行管理,使装饰施工合同管理水平不断上新的台阶,确保企业利益最大化。


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